Search Knowledge Base Articles

Quy trình bán hàng xuất khẩu Công ty Việt Thiên

Nhiệm vụ của Sales:
- Liên hệ với khách hàng để thu thập thông tin:
  - Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, loại hình kinh doanh.
  - Nhu cầu sản phẩm: chủng loại, quy cách, số lượng, thông số kỹ thuật.
- Đánh giá sơ bộ về mức độ tiềm năng và kinh nghiệm của khách hàng trong thị trường.
- Nhập liệu đầy đủ thông tin vào CRM để theo dõi.
- Báo cáo thông tin khách hàng cho Trưởng phòng để đánh giá và phê duyệt.
Nhiệm vụ của Trưởng phòng:
- Xem xét và đánh giá thông tin khách hàng do Sales cung cấp.
- Phân loại khách hàng (nhà phân phối, nhà sản xuất, trader, môi giới).
- Đưa ra hướng dẫn tiếp cận và chiến lược chào hàng cho Sales.
Nhiệm vụ của Nhân viên Chứng từ:
- Chưa tham gia ở bước này.

Nhiệm vụ của Sales:
- Nhận báo giá sản phẩm và cước vận chuyển từ các bộ phận liên quan.
- Điền thông tin vào form báo giá, bao gồm:
  - Giá FOB, CIF, hoặc EXW.
  - Thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, và các điều kiện khác.
- Gửi báo giá cho Trưởng phòng kiểm tra.
Nhiệm vụ của Trưởng phòng:
- Kiểm tra và duyệt báo giá.
- Xác nhận tính chính xác và phù hợp của báo giá với yêu cầu khách hàng.
Nhiệm vụ của Nhân viên Chứng từ:
- Chưa tham gia ở bước này.

Nhiệm vụ của Sales:
- Thương lượng và chốt các điều khoản với khách hàng (giá cả, thời gian giao hàng, chứng từ đi kèm).
- Soạn thảo bản PI (Proforma Invoice), gửi cho Trưởng phòng và Giám đốc phê duyệt.
- Gửi bản scan PI cho khách hàng ký và theo dõi việc khách hoàn tất.
- Xác nhận với khách về thời gian thanh toán và các điều kiện hợp đồng.
Nhiệm vụ của Trưởng phòng:
- Phê duyệt PI và hợp đồng.
- Đảm bảo các điều khoản hợp đồng phù hợp với chính sách công ty.
Nhiệm vụ của Nhân viên Chứng từ:
- Chưa tham gia ở bước này.

Nhiệm vụ của Sales:
- Báo thông tin đặt hàng cụ thể cho bộ phận Thu mua, bao gồm:
  - Sản phẩm, quy cách đóng gói, lịch giao hàng.
- Phối hợp với bộ phận logistics để đặt booking vận chuyển.
- Theo dõi tiến độ chuẩn bị hàng và thông báo kịp thời cho khách hàng.
Nhiệm vụ của Trưởng phòng:
- Giám sát tiến độ công việc của Sales và Thu mua.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị hàng.
Nhiệm vụ của Nhân viên Chứng từ:
- Kiểm tra và xác nhận thông tin chứng từ cần thiết để chuẩn bị giao hàng.

Nhiệm vụ của Sales:
- Theo dõi tiến độ giao hàng từ Thu mua và logistics.
- Cập nhật kịp thời thông tin vận chuyển cho khách hàng.
Nhiệm vụ của Trưởng phòng:
- Kiểm soát toàn bộ quá trình giao hàng, đảm bảo chất lượng và lịch trình giao đúng như cam kết.
- Đưa ra phương án xử lý nhanh chóng nếu có vấn đề phát sinh.
Nhiệm vụ của Nhân viên Chứng từ:
- Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ giao hàng:
  - Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, Packing List, Chứng nhận xuất xứ (CO), và các giấy tờ kiểm nghiệm khác.
- Gửi chứng từ cho khách hàng hoặc ngân hàng (nếu áp dụng L/C).

Nhiệm vụ của Sales:
- Theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng trong CRM.
- Báo cáo tiến độ đơn hàng cho khách hàng.
Nhiệm vụ của Trưởng phòng:
- Đánh giá tổng thể tiến độ thực hiện đơn hàng.
- Hỗ trợ Sales giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng (nếu có).
Nhiệm vụ của Nhân viên Chứng từ:
- Hoàn thiện toàn bộ hồ sơ đơn hàng, bao gồm:
  - Hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, chứng từ vận chuyển, CO.
- Đối chiếu và đảm bảo tất cả thông tin trong hồ sơ khớp với yêu cầu khách hàng.
- Phối hợp với logistics và kế toán để nộp và lưu trữ hồ sơ đúng hạn.

Sales: Tập trung vào việc phát triển khách hàng và chốt đơn hàng.
Trưởng phòng: Đảm bảo quy trình đúng kế hoạch và hỗ trợ xử lý các vấn đề lớn.
Nhân viên Chứng từ: Chuyên trách về chứng từ và hồ sơ, giảm thiểu rủi ro về pháp lý và sai sót thông tin.