I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
- Quy định này nhằm đảm bảo việc sử dụng tài khoản mạng xã hội của công ty phục vụ bán hàng đúng mục đích, hiệu quả, bảo vệ quyền lợi và uy tín của công ty.
- Áp dụng cho tất cả nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh, marketing và các cá nhân được cấp quyền quản lý tài khoản mạng xã hội của công ty.
II. CÁC TÀI KHOẢN MẠNG XÃ HỘI ÁP DỤNG
- Facebook (Fanpage, Group)
- Zalo OA (Official Account)
- TikTok
- YouTube
- Các nền tảng khác theo chỉ định của công ty
III. QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
1. Quyền quản lý tài khoản
- Công ty là chủ sở hữu duy nhất của các tài khoản mạng xã hội.
- Chỉ những nhân viên được phân công mới có quyền truy cập và quản lý tài khoản.
- Quyền quản lý có thể bị thu hồi nếu nhân viên vi phạm quy định hoặc nghỉ việc.
2. Nội dung đăng tải
- Tất cả nội dung phải phù hợp với chính sách bán hàng, thương hiệu và định hướng marketing của công ty.
- Không được đăng tải thông tin sai sự thật, gây hiểu lầm hoặc làm ảnh hưởng đến uy tín công ty.
- Không chia sẻ thông tin nội bộ, thông tin khách hàng nếu chưa có sự cho phép.
- Nội dung đăng tải phải được kiểm duyệt bởi quản lý trước khi đăng nếu thuộc chiến dịch quan trọng.
3. Tương tác và chăm sóc khách hàng
- Nhân viên phải phản hồi tin nhắn, bình luận của khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp.
- Không được tranh cãi hoặc có thái độ không đúng mực với khách hàng trên các nền tảng mạng xã hội.
- Khi gặp phản hồi tiêu cực, cần báo cáo ngay cho quản lý để có hướng xử lý phù hợp.
4. Bảo mật tài khoản
- Không chia sẻ mật khẩu tài khoản cho người không có thẩm quyền.
- Phải đăng xuất khỏi tài khoản khi không sử dụng trên thiết bị cá nhân.
- Khi có dấu hiệu xâm nhập trái phép, phải báo cáo ngay cho bộ phận IT để xử lý.
5. Sử dụng tài khoản cá nhân phục vụ bán hàng
- Nhân viên có thể sử dụng tài khoản cá nhân để bán hàng nhưng phải tuân thủ chính sách của công ty.
- Không được tự ý sử dụng danh nghĩa công ty để cam kết, đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ ngoài phạm vi chính sách.
- Nếu sử dụng tài khoản cá nhân để quảng bá sản phẩm/dịch vụ của công ty, nội dung phải tuân theo hướng dẫn của phòng marketing.
IV. XỬ LÝ VI PHẠM
- Nhắc nhở và cảnh cáo đối với vi phạm lần đầu.
- Giảm quyền quản lý hoặc tạm ngưng sử dụng tài khoản nếu vi phạm ảnh hưởng đến uy tín công ty.
- Xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động nếu vi phạm nghiêm trọng, gây thiệt hại lớn.
V. HIỆU LỰC VÀ ĐIỀU CHỈNH
- Quy định này có hiệu lực từ [ngày áp dụng] và có thể được điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế.
- Mọi nhân viên liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc.