1. Tuân thủ giới hạn gửi
-
Gmail cá nhân (@gmail.com): tối đa 500 email/ngày.
-
Google Workspace (doanh nghiệp): tối đa 2.000 email/ngày.
Nếu có nhiều hơn → chia nhỏ theo ngày hoặc dùng công cụ gửi email marketing chuyên dụng.
2. Cá nhân hóa nội dung
-
Không gửi một mẫu email y hệt cho hàng trăm người.
-
Ít nhất thay đổi: tên người nhận, công ty, quốc gia.
-
Công cụ hỗ trợ:
-
Gmass (plugin Gmail).
-
YAMM (Yet Another Mail Merge) trên Google Sheets.
-
Các công cụ này gửi email từng người một, nên Google coi như email cá nhân → không bị đánh spam.
-
3. Thiết lập email chuyên nghiệp
-
Có chữ ký email: Tên, công ty, website, số điện thoại.
-
Có logo công ty trong email.
-
Có tùy chọn “Unsubscribe” (hủy đăng ký) nếu là email marketing.
-
Tránh từ ngữ spam: “FREE, PROMOTION, 100% GUARANTEED, CLICK HERE…”.
4. Lịch gửi hợp lý
-
Không gửi tất cả email trong 1–2 phút → Google coi là spam.
-
Nên gửi 30–50 email mỗi lần, cách nhau 10–15 phút.
-
Gửi vào giờ hành chính theo múi giờ của khách hàng (ví dụ: châu Âu → 9–11h sáng giờ địa phương).
5. Quản lý danh sách email
-
Loại bỏ email không tồn tại (tránh bounce).
-
Không dùng email mua danh sách (Google dễ đánh dấu spam).
-
Ưu tiên danh sách tự xây dựng từ khách hàng tiềm năng, hội chợ, website inquiry, LinkedIn….
6. Warm-up tài khoản (làm nóng Gmail mới)
-
Nếu Gmail mới tạo, không gửi ngay 200–300 email.
-
Tuần 1: 20–30 email/ngày → Tuần 2: 50–100 email/ngày → tăng dần.
-
Điều này giúp Gmail tin tưởng, giảm nguy cơ khóa.
7. Khi cần gửi số lượng lớn (trên 2.000 email/ngày)
-
Sử dụng công cụ chuyên nghiệp:
-
Mailchimp
-
Brevo (Sendinblue)
-
Zoho Campaigns
-
Các công cụ này tích hợp Gmail/Google Workspace, có chức năng theo dõi open rate, click, reply, và tuân thủ luật CAN-SPAM + GDPR.
-
Tóm lại:
-
Dùng Google Workspace + Gmass/YAMM cho số lượng vừa.
-
Dùng Mailchimp/Brevo cho số lượng lớn.
-
Luôn cá nhân hóa, chia nhỏ, gửi theo lịch hợp lý.