HƯỚNG DẪN LÀM BÁO CÁO NGÀY - Team Sales Xuất Khẩu

1. Báo cáo ngày là gì? 

Báo cáo công việc hàng ngày (Daily Work Report) là một tài liệu hoặc bản ghi chép được lập ra mỗi ngày để tóm tắt các hoạt động, nhiệm vụ đã thực hiện, kết quả đạt được, vấn đề gặp phải, và đôi khi là kế hoạch cho ngày tiếp theo trong công việc. Báo cáo này thường được yêu cầu trong các tổ chức, doanh nghiệp hoặc dự án nhằm theo dõi tiến độ, đảm bảo tính minh bạch và hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả.

2. Tại sao phải làm Báo Cáo công việc mỗi ngày? 

Việc lập Báo cáo công việc hàng ngày (Daily Report) có vai trò quan trọng trong nhiều môi trường làm việc, đặc biệt trong các tổ chức, doanh nghiệp hoặc dự án có tính chất phức tạp. 

1. Theo dõi tiến độ công việc:
   • Báo cáo hàng ngày giúp quản lý và nhân viên nắm bắt được tiến độ công việc, đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng kế hoạch và thời hạn.
   • Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về những gì đã hoàn thành, đang thực hiện và còn tồn đọng, từ đó giúp điều chỉnh kế hoạch kịp thời nếu cần.
2. Tăng cường trách nhiệm và minh bạch:
   • Khi nhân viên phải báo cáo công việc hàng ngày, họ sẽ có ý thức hơn về trách nhiệm của mình, từ đó làm việc tập trung và hiệu quả hơn.
   • Báo cáo tạo ra sự minh bạch trong nhóm hoặc tổ chức, giúp mọi người hiểu rõ ai đang làm gì và kết quả ra sao.
3. Hỗ trợ quản lý và ra quyết định:
   • Đối với quản lý, báo cáo hàng ngày cung cấp thông tin chi tiết để đánh giá hiệu suất, phân bổ nguồn lực, hoặc đưa ra các quyết định quan trọng.
   • Các vấn đề phát sinh (như chậm tiến độ, thiếu tài nguyên) có thể được phát hiện sớm thông qua báo cáo, từ đó có giải pháp kịp thời.
4. Cải thiện giao tiếp trong đội nhóm:
   • Báo cáo hàng ngày là kênh giao tiếp chính thức, giúp các thành viên trong nhóm hoặc các phòng ban khác nắm bắt thông tin về công việc của nhau.
   • Điều này đặc biệt hữu ích trong các dự án liên phòng ban hoặc khi làm việc từ xa, nơi giao tiếp trực tiếp bị hạn chế.
5. Ghi nhận và lưu trữ thông tin:
   • Báo cáo hàng ngày đóng vai trò như một bản ghi chép công việc, giúp lưu lại các hoạt động, kết quả và vấn đề đã xảy ra. Đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho các báo cáo định kỳ (tuần, tháng) hoặc khi cần kiểm tra lại lịch sử công việc.
   • Nó cũng hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu suất cá nhân hoặc nhóm khi cần thiết.
6. Phát hiện và giải quyết vấn đề sớm:
   • Báo cáo hàng ngày giúp phát hiện các rủi ro hoặc trở ngại trong công việc ngay lập tức, thay vì để chúng tích tụ và trở thành vấn đề lớn hơn.
   • Ví dụ, nếu một nhân viên báo cáo gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ, quản lý có thể hỗ trợ kịp thời.
7. Đáp ứng yêu cầu của tổ chức hoặc khách hàng:
   • Trong một số ngành nghề (như xây dựng, tài chính, hoặc dịch vụ khách hàng), báo cáo hàng ngày là yêu cầu bắt buộc để đáp ứng tiêu chuẩn quản lý hoặc cung cấp thông tin cho khách hàng, đối tác.
   • Báo cáo giúp tổ chức duy trì sự chuyên nghiệp và tuân thủ các quy định nội bộ hoặc pháp lý.

Lưu ý khi làm báo cáo công việc hàng ngày:

• Ngắn gọn và rõ ràng: Báo cáo nên tập trung vào các thông tin quan trọng như nhiệm vụ đã hoàn thành, kết quả, vấn đề phát sinh, và kế hoạch cho ngày tiếp theo.
• Đúng format: Tuân theo mẫu báo cáo (nếu có) để đảm bảo tính thống nhất và dễ theo dõi.
• Đúng hạn: Gửi báo cáo đúng thời gian quy định để đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời.
• Trung thực: Báo cáo nên phản ánh chính xác công việc, tránh phóng đại hoặc che giấu vấn đề.

3. Báo cáo ngày gồm nội dung nào?

• Nội dung công việc
• Kết quả công việc 
• Khó khăn 
• Giải pháp, đề xuất

4. Thời gian thực hiện: 16:30-17:00 mỗi ngày

5. Cách tạo Báo Cáo Ngày: 

Bước 1: Truy cập CRM VIỆT THIÊN -> chọn "Các dự án"- Chọn Dự án tháng đang thực hiện 

Bước 2: Chọn Phân công "Báo cáo ngày" sẵn có

Bước 3: Bình luận nội dung báo cáo ngày vào phần "Bình luận" của phân công.

Cấu trúc nội dung như sau:

• Chủ đề: Báo cáo công việc Thứ ..... (ngày ......./......../2025)
• Người thực hiện: Nguyễn Văn A

BƯỚC 3: Lưu lại 

BƯỚC 4: Team Leader sẽ kiểm tra và trao đổi trong phần bình luận