NỘI DUNG CHÍNH:
- TẠI SAO PHẢI LƯU TÊN KHÁCH HÀNG?
- KHI NÀO LƯU TÊN KHÁCH HÀNG?
- CÚ PHÁP LƯU TÊN KHÁCH HÀNG
- TẠI SAO PHẢI TẠO NHÓM APP CHAT VỚI TEAM LEADER?
- KHI NÀO TẠO NHÓM APP CHAT VỚI LEADER?
- CÚ PHÁP TẠO NHÓM
NỘI DUNG CHI TIẾT:
1. TẠI SAO PHẢI LƯU TÊN KHÁCH HÀNG TRÊN APP CHAT?
- Dễ tìm kiếm và nhận diện khách hàng trên app chat
- Dễ tìm lại lịch sử trao đổi và nhắn tin cho khách hàng
- Cá nhân hoá khách hàng tiện cho việc trao đổi
- Liên kết với phần mềm CRM để tạo dự án, phân công, khách hàng để lưu lịch sử trao đổi, thông tin, công việc, đề xuất, kế hoạch liên quan đến khách hàng đó
2. KHI NÀO LƯU TÊN KHÁCH HÀNG TRÊN APP CHAT?
Khi khách hàng đã được lưu thông tin trong mục KHÁCH TIỀM NĂNG trên CRM
3. CÚ PHÁP LƯU TÊN KHÁCH HÀNG
- Cú pháp: STT của khách hàng trên CRM - Coffee - Quốc gia - Tên công ty (tên người liên hệ)
- Ví dụ: 252 - Coffee - Vietnam - Viet Thien Coffee (Ms. Windy)
- Mục đích:
+ STT của khách hàng trên CRM: để dễ xác định vị trí của khách hàng trên CRM, và các nội dung, phân công, công việc, kế hoạch, dự án liên quan đến khách hàng
+ Coffee: tên sp khách hàng cầu mua để dễ tìm và chào hàng lại
+ Quốc gia: để biết được khách hàng đến từ quốc gia nào: xác định múi giờ nhắn tin, xác định văn hoá trao đổi làm việc
+ Tên công ty (tên người liên hệ): dễ nhận diện công ty, người liên hệ, dễ cá nhân hoá khi nhắn tin, gọi điện, dễ tìm kiếm thông tin khách trên CRM
4. TẠI SAO PHẢI TẠO NHÓM APP CHAT VỚI TEAM LEADER?
1. Tăng cường giao tiếp và phối hợp hiệu quả
- Cập nhật thông tin nhanh chóng: Việc tạo nhóm (ví dụ: trên các nền tảng như email, WhatsApp, Zalo, hoặc phần mềm quản lý dự án) giữa khách hàng và leader giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt trực tiếp và kịp thời. Ví dụ, khi khách hàng yêu cầu báo giá cà phê Robusta, cả nhân viên sales và leader đều nắm được yêu cầu để phối hợp phản hồi nhanh.
- Giảm thiểu sai sót: Leader có thể giám sát nội dung trao đổi, đảm bảo nhân viên sales cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm, giá cả, hoặc điều kiện giao hàng, tránh nhầm lẫn gây ảnh hưởng đến uy tín công ty.
2. Hỗ trợ giám sát và quản lý tiến độ công việc
- Theo dõi hiệu suất: Leader cần nắm bắt tiến độ làm việc với khách hàng, từ giai đoạn tiếp cận, đàm phán, đến ký hợp đồng. Việc tạo nhóm cho phép leader theo dõi các cuộc trao đổi, đảm bảo nhân viên sales tuân thủ quy trình và đạt mục tiêu doanh số.
- Can thiệp kịp thời: Nếu có vấn đề phát sinh (ví dụ: khách hàng phàn nàn về chất lượng cà phê hoặc chậm thanh toán), leader có thể tham gia ngay lập tức để hỗ trợ giải quyết, dựa trên thông tin trong nhóm.
3. Tăng cường sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
- Tạo niềm tin: Việc đưa leader vào nhóm giao tiếp cho thấy công ty có sự hỗ trợ cấp cao, tạo cảm giác đáng tin cậy cho khách hàng, đặc biệt là các đối tác quốc tế trong ngành xuất khẩu cà phê, nơi uy tín rất quan trọng.
- Xử lý các yêu cầu phức tạp: Một số khách hàng lớn (nhà nhập khẩu, chuỗi cà phê) có thể yêu cầu đàm phán với người có quyền quyết định. Leader tham gia nhóm giúp giải quyết các vấn đề cấp cao như điều chỉnh giá, thương thảo hợp đồng lớn, hoặc xử lý tranh chấp.
4. Hỗ trợ ra quyết định và đàm phán
- Hỗ trợ đàm phán: Trong các giao dịch xuất khẩu, đàm phán hợp đồng (giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng) thường đòi hỏi sự phê duyệt từ leader. Việc có leader trong nhóm giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, đặc biệt khi khách hàng yêu cầu điều chỉnh điều khoản.
- Chia sẻ thông tin chiến lược: Leader có thể cung cấp thông tin về chiến lược giá hoặc ưu đãi đặc biệt dựa trên tình hình thị trường cà phê (ví dụ: giá cà phê thế giới biến động), giúp nhân viên sales thương thảo hiệu quả hơn.
5. Quản lý rủi ro và xử lý vấn đề
- Xử lý khiếu nại: Nếu khách hàng phàn nàn về chất lượng cà phê, lỗi giao hàng, hoặc các vấn đề khác, leader trong nhóm có thể tham gia để đưa ra phương án giải quyết chuyên nghiệp, tránh làm mất lòng khách hàng.
- Đảm bảo tuân thủ quy định: Leader có thể giám sát để đảm bảo mọi giao dịch và trao đổi tuân thủ các quy định nội bộ công ty và luật pháp quốc tế (ví dụ: tiêu chuẩn xuất khẩu, chứng từ hợp lệ).
6. Đào tạo và hỗ trợ nhân viên sales
- Hướng dẫn nhân viên mới: Với nhân viên sales chưa có nhiều kinh nghiệm, việc leader tham gia nhóm giúp họ học hỏi cách giao tiếp, xử lý tình huống, và đàm phán với khách hàng quốc tế.
- Cải thiện kỹ năng: Leader có thể đưa ra phản hồi trực tiếp trong nhóm về cách nhân viên giao tiếp hoặc xử lý vấn đề, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
7. Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận
- Liên kết với các phòng ban: Leader thường có vai trò kết nối với các bộ phận khác (sản xuất, logistics, tài chính). Việc tham gia nhóm giúp leader truyền đạt thông tin từ khách hàng đến các bộ phận liên quan, ví dụ: yêu cầu đóng gói đặc biệt hoặc lịch trình giao hàng gấp.
- Quản lý dự án lớn: Với các đơn hàng xuất khẩu lớn, leader trong nhóm có thể điều phối để đảm bảo tất cả các khâu (chuẩn bị hàng, chứng từ, vận chuyển) được thực hiện đúng tiến độ.
8. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng
- Tạo sự gắn kết: Việc leader tham gia nhóm cho thấy công ty coi trọng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng chiến lược. Điều này giúp củng cố mối quan hệ lâu dài, tăng khả năng khách hàng tiếp tục đặt hàng.
- Ghi nhận phản hồi: Leader có thể trực tiếp nhận phản hồi từ khách hàng trong nhóm để cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ, ví dụ: điều chỉnh chất lượng cà phê hoặc quy trình giao hàng dựa trên ý kiến khách hàng.
9. Hỗ trợ lập báo cáo và phân tích
- Thu thập dữ liệu: Nhóm giao tiếp cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng (nhu cầu, phản hồi, lịch sử giao dịch), giúp leader tổng hợp dữ liệu để lập báo cáo doanh số hoặc phân tích thị trường.
- Đánh giá hiệu quả: Leader có thể sử dụng thông tin trong nhóm để đánh giá hiệu quả của nhân viên sales, từ đó đưa ra chiến lược cải thiện hoặc mở rộng thị trường xuất khẩu.
5. KHI NÀO TẠO NHÓM APP CHAT VỚI LEADER?
- Khi đã thu thập đầy đủ thông tin để báo giá, về: khách hàng, thông tin sản phẩm cần báo giá, thông tin của người đang nhắn tin
- Khi gặp khó khăn: trong việc khai thác thông tin khách hàng, cung cấp thông tin cho khách hàng, các vấn đề khác cần hỗ trợ
6. CÚ PHÁP TẠO NHÓM APP CHAT
- Cú pháp: STT của khách hàng trên CRM - Vietnam Coffee - Tên công ty của khách hàng(tên người liên hệ) - Viet Thien Coffee (Tên nhân viên phụ trách khách hàng đó)
- Ví dụ: 252 - Vietnam Coffee - ABC Coffee (Ms. Windy) - Viet Thien Coffee (Ms. Anna)
- Mục đích:
+ STT của khách hàng trên CRM: để dễ xác định vị trí của khách hàng trên CRM, và các nội dung, phân công, công việc, kế hoạch, dự án liên quan đến khách hàng
+ Vietnam Coffee: khi khách hàng cần cà phê Việt Nam sẽ gõ tìm và dễ tìm thấy mình
+ Viet Thien Coffee (Tên nhân viên phụ trách khách hàng đó): nhắc nhớ khách hàng đến công ty và nhân viên phụ trách bán cà phê Việt Nam