QUY TRÌNH TIẾP ĐÓN KHÁCH HÀNG XUẤT KHẨU
1. TIẾP NHẬN THÔNG TIN KHÁCH HÀNG:
1.1. Công ty
- Tên công ty - mã số thuế:
- Loại hình kinh doanh (tick vào lựa chọn)
+ Sản xuất, chế biến
+ Thương mại nhập khẩu
+ Broker
+ Khác:…………………
- Sản phẩm chính:
1.2. Sản phẩm
- Thông số kỹ thuật:
- Số lượng:
- Thời gian dự kiến nhập:
- Mục đích sử dụng:
- Giá mục tiêu:
1.3. Người hỏi hàng:
- Vị trí làm việc:
- Kinh kiệm về sản phẩm:
- Am hiểu về thị trường:
1.4. Phân loại khách hàng: (tick vào lựa chọn)
|
PHÂN LOẠI |
DIỄN GIẢI |
CHI TIẾT |
|
VIP |
- Đến đón trực tiếp - Set up lịch trình ăn uống, tham quan - Quà tặng (cân đối quà tặng phù hợp sở thích) |
- Khách cũ đã mua hàng từ Việt Thiên - Khách được chỉ định bởi Công ty |
|
THÔNG THƯỜNG 1 |
- Book xe cho khách đến công ty - Quà tặng (500gr Honey Ze1 + Trà lài) |
- Khách đã từng nhập khẩu cà phê Việt Nam - Khách sản xuất, khách trading |
|
THÔNG THƯỜNG 2 |
- Khách tự túc book xe đến công ty - Cân nhắc quà tặng (500gr Honey Ze1 + Trà lài) |
- Khách chưa từng nhập khẩu cà phê Việt Nam - Khách sản xuất, trading, broker |
2. BÁO CÁO VỚI BỘ PHẬN LIÊN QUAN:
2.1 Báo cáo thông tin khách hàng cần tiếp văn phòng quận 12
- Báo với trưởng bộ phận có lịch tiếp khách: …………………………..
- Mở nhóm khách hàng với trưởng bộ phận nắm thông tin: …………………………..
- Báo kho sản xuất liên quan khi có khách đến coi hàng - lịch: …………………………..
2.2 Báo cáo thông tin khách hàng cần tiếp nhà máy bình dương:
- Báo với trưởng bộ phận có lịch tiếp khách: …………………………..
- Mở nhóm khách hàng với trưởng bộ phận nắm thông tin: …………………………..
- Báo kho sản xuất liên quan khi có khách đến coi hàng - lịch trình giờ giấc với kho bình dương:…………………………..
3. LỊCH TRÌNH ĐÓN TIẾP KHÁCH
Thông báo với khách hàng về thời gian, phương thức di chuyển, thành phầm tham dự thuận tiện cho cả 2 bên: ưu tiên giờ hành chính từ thứ 2-thứ 6, khung giờ buổi sáng 9h
3.1. Thời gian- Địa điểm- Hành trình cụ thể:
|
Thời gian |
Địa Điểm |
Chi tiết |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2.Thành phầm tham dự:
|
Công ty Việt Thiên |
Khách |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. CHUẨN BỊ ĐÓN- TIẾP KHÁCH:
- Book xe cho khách hoặc theo dõi thời gian thực tế khách đến công ty để tiếp đón kịp thời
- Khu vực tiếp khách: Phòng khách văn phòng Q12, nhà máy Bình Dương
- Sạch sẽ - thoáng mát - sáng sủa
- Nước suối
- Mẫu cho khách thử nếm
- Bảng báo giá
- Mẫu khách yêu cầu:
- Hồ sơ chứng từ liên quan profile công ty: profile công ty
- Tác phong người tiếp khách & Trang phục lịch sự ( giày quần áo - lịch sự bảng tên nhân viên tóc tai - gọn gàng )
- Xin mẫu + quà tặng ( nhờ kế toán xuất kho - ghi nhận chi phí mẫu cho sales):
- Sales có trách nhiệm dọn phòng tiếp khách trả lại nguyên trạng phòng tiếp khách sau khi làm việc
5. MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC:
- Khai thác thêm thông tin nếu chưa được thai khác
- Tạo độ uy tín từ cty với khách hàng
- Dễ đánh giá khách hàng hơn
- Dễ đưa ra được những khó khăn khách gặp phải
- Trao đổi thêm được những sản phẩm mạnh của công ty mà khách cũng có nhu cầu
- Gia tăng sự đặt đơn từ khách hàng
- Những yêu cầu từ khách dễ được giải quyết nhanh chóng
6. NỘI DUNG KHAI THÁC THÊM TỪ KHÁCH:
6.1. Câu hỏi mục tiêu:
- Làm trong ngành cf bao lâu: How long you be in coffee industry?
- Sản phẩm chính của khách: I see your company was founded in 2011 with tea, then join coffee in 2013, until now which product is best seller in your company?
- Điều không hài lòng ở NCC cũ: Last time you share with me you don’t satisfied by old supplier, can you share with me about it, so we can pay more attention
- Chuyến này đến Việt Nam sẽ ghé thăm bao nhiêu NCC: This business trip to Vietnam, how many suppliers you will visit?
- Kế hoạch mua hàng khi nào sẽ tiến hàng: when your order is ready?
- Mua sản phẩm gì? Số lượng bao nhiêu? Chốt được sau khi khách thử nếm
- Giá mục tiêu của khách
- Kết quả thử nếm mẫu thế nào?
- Chất lượng mong muốn:
- Quy cách đóng gói, tem nhãn
- Incoterm/ cảng/ CIF hay FOB
- Người đưa ra quyết định mua hàng là ai? Your order will approve by your boss, right?
6.2. Câu hỏi xã giao:
- Is this the first time you be in Vietnam?
- Is the weather suitable for you? (thời tiết có hợp cho bạn không)
- Does the food suit your taste? (thức ăn có hợp khẩu vị bạn không?)
- Is there any food that you can't eat? (có món nào mà bạn không ăn đc không?)
- Khi nào về nước ?
7. BÁO CÁO SAU BUỔI TIẾP ĐÓN KHÁCH HÀNG
- Bước 1: cập nhật thông tin vào file này
- Bước 2: Update lên phân công CRM
- Bước 3: Trao đổi về khách hàng sau khi đón tiếp