1. Việc nào phải lên phân công?
1.1. Công việc theo kế hoạch (tháng/tuần/ngày)
-
Làm data khách hàng
-
Gửi email marketing
-
Telesales, gọi điện chăm sóc
-
Đăng bài mạng xã hội / website
-
Chuẩn bị tài liệu, báo cáo (giá cả, thị trường, sản phẩm…)
-
Soạn hợp đồng, chứng từ, hồ sơ khách hàng
-
Nghiên cứu thị trường, cập nhật tin tức ngành
1.2. Công việc phát sinh trong quá trình làm việc
-
Liên quan đến khách hàng: Nhắn tin, báo giá, gửi email trao đổi
-
Chuẩn bị mẫu hàng, gửi mẫu cho khách
-
Theo dõi đơn hàng, lịch sản xuất, tiến độ giao hàng
-
Liên hệ forwarder/đối tác logistics để lấy giá vận chuyển, đặt chỗ
-
Trao đổi với nhà cung cấp, xưởng sản xuất về tiến độ/ chất lượng
1.3. Công việc quản trị & báo cáo
-
Báo cáo kết quả công việc hàng ngày/tuần/tháng
-
Cập nhật dữ liệu vào CRM (khách hàng mới, tiến độ công việc, tình trạng dự án)
-
Đối chiếu công nợ, theo dõi thanh toán với khách hàng hoặc nhà cung cấp
1.4. Công việc phối hợp – hỗ trợ
-
Yêu cầu leader hỗ trợ khi gặp khó khăn
-
Yêu cầu bộ phận khác hỗ trợ (kế toán, chứng từ, logistics, kho bãi…)
-
Họp nhóm, họp với leader/ban giám đốc
-
Các nhiệm vụ khẩn cấp phát sinh (giải quyết khiếu nại, xử lý tình huống bất ngờ)
2. Tầm quan trọng của “CÔNG VIỆC” trên CRM VIỆT THIÊN
-
Công cụ quản lý kế hoạch tập trung
-
Tập hợp tất cả chi tiết công việc cần làm theo năm – tháng – tuần, giúp cá nhân và team có cái nhìn rõ ràng, tránh bỏ sót.
-
-
Phân công minh bạch, trách nhiệm rõ ràng
-
Mỗi công việc có chủ đề, người phụ trách, deadline, mức ưu tiên → tránh tình trạng “đùn đẩy” hoặc “quên trách nhiệm”.
-
-
Theo dõi tiến độ & giám sát hiệu quả
-
Trạng thái công việc (chưa bắt đầu, đang tiến hành, hoàn thành…) giúp quản lý dễ nắm tiến độ, kịp thời hỗ trợ hoặc nhắc nhở.
-
-
Lưu vết toàn bộ quá trình làm việc
-
Mỗi cập nhật, báo cáo, comment đều được ghi nhận → sau này dễ dàng truy xuất lại để đánh giá kết quả, kinh nghiệm hoặc giải quyết vấn đề.
-
-
Tối ưu phối hợp nội bộ
-
Team leader, nhân sự liên quan đều được “gắn tag” và thông báo → mọi người nắm được tình hình nhanh chóng, giảm trao đổi rời rạc.
-
3. Yêu cầu khi tạo và xử lý “CÔNG VIỆC”
-
Tên chủ đề phân công rõ ràng
-
Ghi chi tiết hành động + deadline + người phụ trách.
-
Ví dụ chuẩn: “Gọi điện chào hàng cho 10 khách hàng vào thứ Năm 1/6/2025 – Nguyễn Văn A”.
-
-
Đặt đầy đủ thông tin cơ bản
-
Ngày bắt đầu, hạn chót, mức độ ưu tiên.
-
Gắn “Liên quan đến” đúng dự án/kế hoạch (thông thường là dự án tháng đang thực hiện)→ tránh công việc rời rạc, khó tổng hợp.
-
-
Mô tả công việc cụ thể
-
Viết rõ: mục tiêu, cách làm, kết quả mong đợi.
-
Không ghi chung chung, để ai cũng có thể hiểu và làm được.
-
-
Cập nhật thường xuyên
- Viết báo cáo ngắn gọn ở phần comment: kết quả, khó khăn, giải pháp
-
Chuyển trạng thái theo tiến độ (chưa bắt đầu → đang tiến hành→đang kiểm tra→đợi phản hồi (nhân sự chuyển sang task này để leader kiểm tra và phản hồi) → hoàn thành (leader kiểm tra, phản hồi và chuyển trạng thái hoàn thành).
-
Tag người liên quan để đảm bảo thông tin tới đúng người
-
Tuân thủ quy trình lưu & báo cáo
-
Sau khi lưu, phải theo dõi – cập nhật – báo cáo đến khi công việc được đóng trạng thái “hoàn thành”.
-
4. Các tạo "CÔNG VIỆC" trên CRM VIỆT THIÊN:
- Bước 1: Vào Công việc - chọn Phân công mới
- Bước 2: Nhập tất cả thông tin liên quan đến phân công (công việc)
+ Chủ đề phân công: Tên chủ đề chi tiết, deadline hoàn thành - Tên nhân sự thực hiện. Ví dụ: Gọi điện chào hàng cho 10 khách hàng vào thứ năm ngày 1/6/2025 - Nguyễn Văn A
+ Ngày bắt đầu và hạn chót
+ Mức độ ưu tiên: thấp, bình thường, cao, cấp bách
+ Liên quan đến: chọn nội dung Liên quan đến công việc này - thông thường là "dự án", chọn tên dự án liên quan đến công việc này - thông thường là dự án kế hoạch tháng đang thực hiện
+ Người được phân công: là người tạo phân công
+ Người theo dõi: team leader: Ngô Thị Anh Thư
+ Thẻ: ghi chú ngắn gọn của phân công
+ Mô tả công việc: mô tả chi tiết công việc cần làm
- Bước 3: Lưu lại
- Bước 4: Cập nhật trạng thái & báo cáo cho công việc
+ Cập nhật trạng thái: chưa bắt đầu, đang tiến hành, đang kiểm tra, đang chờ phản hồi, đã hoàn thành
+ Cập nhật báo cáo cho công việc: cập nhật chi tiết kết quả, khó khăn, giải pháp dưới phần comment và tag tên người hỗ trợ, người cần báo cáo
Nói gọn lại: “CÔNG VIỆC” trên CRM không chỉ là ghi chú việc cần làm, mà là hệ thống quản lý trách nhiệm, tiến độ và kết quả. Ai tạo cũng phải ghi rõ – làm đến đâu cập nhật đến đó – để cả team cùng theo dõi và hỗ trợ. Đồng thời đây cũng là công cụ giúp leader và trưởng phòng đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự. Đề nghị nhân sự thực hiện nghiêm chỉnh vì lợi ích, kết quả của cá nhân nói riêng và của phòng nói chung.