HƯỚNG DẪN LÀM KẾ HOẠCH VÀ BÁO CÁO THÁNG
Phòng ban: Kinh doanh xuất nhập khẩu & nội địa
Bộ phận: Sales Xuất Khẩu
Vị trí công việc: TTS/ Nhân viên Sales xuất khẩu
A. THỜI GIAN LÀM KẾ HOẠCH VÀ BÁO CÁO THÁNG
- Kế hoạch tháng: hoàn thành trước ngày 2 hằng tháng
- Báo cáo tháng: hoàn thành trước 2 ngày làm việc cuối cùng của tháng
B. SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
- Bổ sung: Công việc phát sinh thêm trong tháng nhân sự tự bổ sung thêm vào kế hoạch
- Sửa đổi: Nhân sự và team leader có thể đề xuất sửa đổi kế hoạch cho phù hợp và hiệu quả hơn trong quá trình thực hiện
- Thực hiện kế hoạch:
+ Nhân sự thực hiện chính xác theo dự án để team leader dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và sửa đổi kế hoạch nhầm nâng cao hiệu quả công việc
+ Phân công (task/công việc) của dự án: Nhân sự chạy phân công (công việc) cho từng công việc thực hiện. Hướng dẫn tại đây
C. NỘI DUNG CHÍNH CỦA KẾ HOẠCH & BÁO CÁO THÁNG
1. MỤC TIÊU KẾ HOẠCH (KPI): Kết quả tối thiểu cần đạt được, theo chính sách công ty
2. THỊ TRƯỜNG & SẢN PHẨM MỤC TIÊU: Định hình công việc cần làm liên quan đến thị trường chính và sản phẩm chính
3. PHẠM VI CÔNG VIỆC: Mức độ ưu tiên cho từng nhóm công việc
4. NỘI DUNG CÔNG VIỆC: Danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện & KPI cho các kênh: Thị trường, sản phẩm, marketing, sales & CSKH, khác
5. PHÂN BỔ THỜI GIAN: Phân bổ thời gian cho từng "nội dung công việc" cần thực hiện trong ngày cho 4 tuần trong tháng
6. LÊN PHÂN CÔNG PHÂN BỐ CHO THỜI GIAN LÀM VIỆC: Sau khi đã thực hiện phân bổ thời gian công việc xong, nhân sự tiến hành lên phân công cho từng công việc cần thực hiện
7. BÁO CÁO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY, TUẦN, THÁNG
8. NHẬN XÉT TỪ TEAM LEADER: Nhận xét kết quả công việc tháng của nhân sự từ team leader
D. NỘI DUNG CẦN CẬP NHẬT CHO KẾ HOẠCH & BÁO CÁO THÁNG
4.1. Nội dung cần cập nhật cho kế hoạch tháng:
- Mục 4. Chi tiết công việc
- Mục 5. Phân bổ thời gian
- Mục 6. Lên phân công cho phân bổ thời gian
- Mục 7. Báo cáo tiến độ công việc hằng tuần, tháng, năm
4.2. Nội dung cần cập nhật cho báo cáo tháng:
- Mục 1. Mục tiêu kế hoạch (KPI): Kết quả
- Mục 4. Nội dung công việc: Kết quả, khó khăn, giải pháp
E. CÁCH TẠO KẾ HOẠCH THÁNG TRÊN CRM
- Quy định về kế hoạch tháng & báo cáo tháng cần lưu ý tại đây
- Cách tạo kế hoạch tháng trên CRM VIỆT THIÊN đọc thêm mục số 6. CÁC DỰ ÁN tại đây
F. FORM KẾ HOẠCH THÁNG
KẾ HOẠCH THÁNG ........../2025
- Thời gian thực hiện: ...../...../2025 - ...../...../2025
- Bộ phận thực hiện: Sales Xuất khẩu
- Nhân sự thực hiện: .............................................
- Vị trí công việc: TTS/ Nhân viên Sales Xuất Khẩu
- Người giám sát: Team Leader (Ngô Thị Anh Thư)
1. MỤC TIÊU KẾ HOẠCH (KPI)
| Nội dung | KPI | Chi tiết | Kết Quả |
Đánh giá (đạt/không đạt) |
| 1. Khách hàng/ tháng | 20 | Là khách hàng có trao đổi & mở nhóm báo giá | ||
| 2. Doanh số/ tháng | 0 | Không bắt buộc với TTS | ||
| 3. Tiến độ công việc/ tháng | 90/100% | Hoàn thành & cập nhật thông tin tối thiểu 90% task trên 100% trên CRM Việt Thiên |
2. THỊ TRƯỜNG & SẢN PHẨM MỤC TIÊU
| Nội dung | Mục tiêu |
| Bán Sỉ Xuất Khẩu (thị trường chính) | Thị trường: ........................................ |
| Bán Lẻ Xuất Khẩu (thị trường phụ) | Thị trường: Philippines, Campuchia |
| Sản phẩm | Cà phê nhân xanh, Cà phê rang: Robusta, Arabica, Excelsa |
3. PHẠM VI CÔNG VIỆC: MARKETING XUẤT KHẨU
- 80% chuyển đổi data khách hàng (danh sách khách hàng, email, telesales)
- 20% mạng xã hội và các kênh khác
4. NỘI DUNG CÔNG VIỆC
- Nội dung: Nội dung công việc trên danh sách là nội dung cố định
- KPI: KPI cố định do leader phân công
- Chi tiết công việc: Nhân sự có thể bổ sung, chỉnh sửa chi tiết công việc cần thực hiện để nâng cao hiệu quả công việc và đạt được KPI đặt ra
- Kênh khác (nếu có): Nhân sự muốn mở thêm kênh marketing khác cần bàn bạc với leader trước khi thực hiện
| Nội dung | KPI | Chi tiết công việc | Kết quả | Khó khăn | Giải pháp |
| 1. Data công ty | Xử lý ít nhất 90% data công ty/tuần đầu tiên của tháng (nếu có) |
Dựa trên danh sách tên công ty sẵn có, tìm kiếm thêm chi tiết cho mỗi công ty về:
|
|
Khó khăn là gì |
Giải pháp là gì |
| 2. Data tự tìm | Tìm 200 data mới/tháng |
Tự tìm danh sách Công ty, website, địa chỉ, danh sách sdt và email
|
|
Khó khăn là gì |
Giải pháp là gì |
| 3. Email | Gửi 4000 email/tháng |
Dựa trên danh sách email từ nguồn data công ty và data tự tìm, tiến hành gửi email
|
|
Khó khăn là gì |
Giải pháp là gì |
| 4. Telesales | Gọi 100 công ty/tháng |
Dựa trên danh sách sđt từ nguồn data công ty và data tự tìm, tiến hành gọi điện chào hàng |
|
Khó khăn là gì |
Giải pháp là gì |
| 5. Facebook |
|
Hành động công việc hướng tới mục tiêu Bán Lẻ Xuất Khẩu (thị trường phụ) - Thị trường: Philippines, Campuchia |
|
Khó khăn là gì |
Giải pháp là gì |
| 6. Linkedin |
|
Hành động công việc hướng tới mục tiêu: |
|
Khó khăn là gì |
Giải pháp là gì |
| Kênh khác (nếu có) | KPI | Chi tiết công việc | Kết quả |
Khó khăn là gì |
Giải pháp là gì |
5. PHÂN BỔ THỜI GIAN
- Phân bổ thời gian được lập ra và bắt buộc nhân sự phải tuân thủ đúng thời gian thực hiện và KPI -> để leader có thể theo dõi tiến độ, đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết
- Nhân sự linh hoạt điều chỉnh thời gian phù hợp cho từng chi tiết công việc theo thị trường mục tiêu và KPI đặt ra
- Mỗi công việc khi điền vào phân bổ thời gian cần phải đảm bảo cấu trúc: Nội dung chính - Chi tiết công việc - KPI. Ví dụ: Facebook - Bài viết trang cá nhân - 1 bài viết mới
- Dưới đây là mẫu phân bổ thời gian tuần 1, nhân sự tự triển khai tương tự đối với tuần 2, 3, 4
5.1. TUẦN 1
| Thời gian | Thứ 2 | Thứ 3 | Thứ 4 | Thứ 5 | Thứ 6 | Thứ 7 |
| 8:00 |
- Facebook: + Đăng 1 bài trang cá nhân, 5 trang + Đăng 1 bài/10 nhóm + Tham gia 5 nhóm mới + Tạo 1 nhóm + Tạo 1 trang - Linked in: + Đăng 1 bài trang cá nhân |
Data tự tìm: tìm thông tin 40 công ty mới và cập nhật lên CRM (khách hàng tiềm năng) |
Data tự tìm: tìm thông tin 40 công ty mới và cập nhật lên CRM (khách hàng tiềm năng)
|
- Facebook: + Đăng 1 bài trang cá nhân, 5 trang + Đăng 1 bài/10 nhóm + Tham gia 5 nhóm mới + Tạo 1 nhóm + Tạo 1 trang - Linked in: + Đăng 1 bài trang cá nhân |
Data tự tìm: tìm thông tin 40 công ty mới và cập nhật lên CRM (khách hàng tiềm năng)
|
Họp báo cáo Tuần: - Kết quả công việc tuần - Khó khăn - Giải pháp |
| 9:00 | ||||||
| 10:00 | ||||||
| 11:00 | ||||||
| 12:00 | Nghỉ trưa | Nghỉ trưa | Nghỉ trưa | Nghỉ trưa | Nghỉ trưa | Nghỉ trưa |
| 13:00 | Data tự tìm: tìm thông tin 30 công ty mới và cập nhật lên CRM (khách hàng tiềm năng) | Data tự tìm: tìm thông tin 30 công ty mới và cập nhật lên CRM (khách hàng tiềm năng) |
Data tự tìm: tìm thông tin 30 công ty mới và cập nhật lên CRM (khách hàng tiềm năng) |
Data tự tìm: tìm thông tin 30 công ty mới và cập nhật lên CRM (khách hàng tiềm năng) |
Data tự tìm: tìm thông tin 20 công ty mới và cập nhật lên CRM (khách hàng tiềm năng) |
Nghỉ |
| 14:00 | Nghỉ | |||||
| 15:00 | Nghỉ | |||||
| 16:00 | Làm Báo cáo ngày | Nghỉ | ||||
| 17:00 | Làm báo cáo ngày | Làm báo cáo ngày | Làm báo cáo ngày | Làm báo cáo ngày | Làm báo cáo Tuần | Nghỉ |
6. LÊN PHÂN CÔNG CHO PHÂN BỔ THỜI GIAN LÀM VIỆC
- Nhân sự tiến hành lên phân công cho từng nội dung trong phần phân bổ thời gian làm việc. Thời gian thực hiện: Sau khi hoàn thành báo cáo ngày hôm nay, nhân sự lên phân công mới công việc ngày tiếp theo.
- Hướng dẫn lên phân công và Yêu cầu đối với phân công công việc xem thêm tại đây
7. BÁO CÁO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY, TUẦN, THÁNG
- Báo cáo công việc hàng ngày (thời gian thực hiện 16:30-17:00 mỗi ngày) hướng dẫn tại đây
- Báo cáo công việc hàng tuần, (thời gian thực hiện 8:00-9:00 mỗi sáng thứ 7) hướng dẫn tại đây
- Báo cáo công việc hàng tháng (thời gian thực hiện 16:00-17:00 chiều thứ 6 của tuần 4) hướng dẫn tại đây
- Họp tuần: Team leader lên lịch họp cho nhân sự nào chưa đảm bảo tiến độ dự án
- Họp tháng: Team leader lên lịch họp cho team, cá nhân để review lại kế hoạch cũ và lên kế hoạch cho tháng mới
8. NHẬN XÉT TỪ TEAM LEADER
| NỘI DUNG | CHI TIẾT | ĐỀ XUẤT | GHI CHÚ |
Kí nhận hiệu quả công việc KPI Tháng ...... năm 2025
Ngày ......./........./2025
Nhân sự thực hiện: .................................
Team Leader: Ngô Thị Anh Thư
Trưởng phòng: Trương Đình Huy
Giám đốc công ty: Trần Thị Kim Thu